L'Association La Compassion dématérialise sa fonction Ressources Humaines : Les enjeux contemporains de durabilité et d'efficacité.

Dans un monde en constante transformation numérique, les services supports jouent un rôle crucial dans la satisfaction des clients internes.

Marqué par l’essor des technologies et la nécessité croissante de préserver notre environnement, l’Association La Compassion a pour projet de dématérialiser intégralement sa fonction Ressources Humaines. Cette transition vers le zéro papier s’inscrit dans une stratégie ambitieuse engagée il y a deux ans, visant à réduire l’empreinte carbone tout en optimisant les processus internes : sécurisation et gain de temps de gestion. 

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Une transition stratégique pour l'environnement

L’urgence environnementale est devenue une préoccupation centrale pour de nombreuses organisations, et l’Association La Compassion a choisi d’agir en conséquence. La dématérialisation des processus RH s’inscrit parfaitement dans cette démarche écologique. En supprimant progressivement l’utilisation du papier, l’association contribue directement à la réduction de la déforestation et des émissions de carbone liées à la fabrication et au transport du papier.

Les étapes de la dématérialisation

La dématérialisation entreprise par l’Association La Compassion a été minutieusement planifiée et mise en œuvre de manière progressive. Parmi les réalisations accomplies au cours des deux dernières années :

1.CVthèque dématérialisée (ATS Flatch'r)

L’association a adopté un système de suivi des candidatures (ATS) dématérialisé en utilisant la plateforme Flatch’r. Cela permet non seulement de faciliter le processus de recrutement, mais aussi de stocker les informations de manière numérique, éliminant ainsi le besoin de dossiers imprimés.

2. Coffre-fort numérique pour les salariés (Primobox)

Pour optimiser la gestion des documents personnels des employés, l’Association La Compassion a mis en place un coffre-fort numérique en collaboration avec Primobox. Les employés ont désormais accès à leurs documents professionnels de manière sécurisée et centralisée, réduisant ainsi les impressions et les envois postaux.

3. Nouveau logiciel de paie intégré (EIG)

L’intégration d’un nouveau logiciel de paie (EIG) a permis de simplifier le processus de traitement des salaires. Les bulletins de salaire sont générés électroniquement et distribués aux employés de manière dématérialisée.

4. Contrats et signatures électroniques

L’association a adopté la signature électronique pour les contrats, accélérant ainsi les processus d’embauche et de contractualisation. Cela élimine la nécessité d’imprimer, de signer manuellement et de numériser les documents.

Le circuit de signature a été sécurisé et les délais extraordinairement réduit (le logiciel de paie édite le contrat & l’envoie sur le coffre-fort numérique.)

5. Gestion des soldes tout compte

Les soldes tout compte des employés sont désormais déposés dans leurs coffres-forts numériques, offrant une solution sécurisée et centralisée pour ces documents importants.

6. Application mobile pour la complémentaire santé (Diot By Helium)

Une nouvelle application mobile a été développée pour faciliter l’accès des employés aux informations concernant leur complémentaire santé. Cela permet une gestion plus efficace des avantages sociaux.

Vers un avenir très proche

L’Association La Compassion ne compte pas s’arrêter. Elle continue de travailler sur de nouvelles initiatives pour consolider sa stratégie de dématérialisation et d’efficacité opérationnelle. En projet pour l’année 2024, l’association développera une solution de Gestion des Temps et des Activités (GTA) avec Octime. Cette avancée permettra une meilleure gestion des horaires de travail et des activités au sein de tous les établissements : demandes de congé sur application mobile, suivi du planning, …

De plus, l’association prévoit de donner accès à de nouveaux outils de gestion qui faciliteront encore davantage le quotidien des employés et des équipes RH, contribuant ainsi à une gestion plus efficiente et respectueuse de l’environnement (accès à des formulaires dématérialisés avec workflow).

L’Association La Compassion a entrepris un travail significatif vers la dématérialisation de ses processus RH, illustrant ainsi son engagement envers la durabilité et l’efficacité. Cette transition vers le zéro papier n’est pas seulement bénéfique pour l’environnement, mais elle renforce également la productivité et la facilité de gestion au sein de l’organisation. Ensemble, nous serons bien.